Welche Aufgabe soll Ihre Anwendung übernehmen?
Kleine Unternehmen und KMU brauchen nicht immer eine eigene Entwicklungsabteilung, um eine individuelle Anwendung zu planen. Sie brauchen zunächst einen fachlich verantwortlichen Ansprechpartner und eine nachvollziehbare Beschreibung der Aufgabe. Architektur und technische Umsetzung können daraus gemeinsam mit einem Entwicklungspartner entstehen.
Beschreiben Sie beispielsweise, wie eine Kundenanfrage vom Eingang bis zum Abschluss läuft. Wo werden Angaben mehrfach erfasst? Wer braucht Zugriff? Welche Rückfragen entstehen? Solche Beobachtungen sind für die Planung hilfreicher als eine frühe Liste vermeintlich notwendiger KI-Funktionen.
Website, Portal oder Fachanwendung?
Die Formen können ineinandergreifen. Die Unterscheidung hilft trotzdem dabei, Aufwand und Erwartungen zu klären:
- Unternehmenswebsite
- Informationen verständlich präsentieren, passende Interessenten ansprechen und einen Kontakt ermöglichen. Eine KI-Funktion ist dafür keine Voraussetzung.
- Kunden- oder Mitarbeiterportal
- Bestimmte Personen melden sich an, erfassen Angaben, sehen Dokumente oder verfolgen den Stand eines Vorgangs. Rollen und Datenzugriffe werden Teil des Projekts.
- Individuelle Fachanwendung
- Die Software bildet eigene Geschäftsregeln, Datenbeziehungen und Bearbeitungsschritte ab. Vorhandene Systeme werden bei Bedarf über Schnittstellen verbunden.
Ein Neubau ist nicht die einzige Möglichkeit. Wenn eine vorhandene Anwendung den Kernprozess bereits trägt, kann eine gezielte Erweiterung oder eine fehlende Schnittstelle der sinnvollere Umfang sein.
Vier Grundlagen vor der Entwicklung
1. Nutzer und Verantwortlichkeiten
Halten Sie fest, welche Aufgaben Mitarbeitende, Kunden und Partner erledigen sollen. Benennen Sie für jede Rolle, welche Informationen sichtbar sind und welche Änderungen erlaubt werden. „Alle sehen alles“ sollte eine bewusste fachliche Entscheidung sein, keine Folge eines zu groben Datenmodells.
2. Daten und nachvollziehbare Zustände
Welche Kunden, Projekte, Anfragen oder Dokumente gehören zusammen? Wo liegt die führende Information? Welche Zustände darf ein Vorgang annehmen? Klare Beziehungen und Statuswechsel bilden die Grundlage für verständliche Oberflächen und überprüfbare Automatisierung.
3. Schnittstellen und bestehende Systeme
Listen Sie die beteiligten Anwendungen und vorhandenen APIs auf. Prüfen Sie mit den zuständigen Betreibern, welche Zugriffe möglich sind und wie Fehler zurückgemeldet werden. Eine Schnittstelle braucht neben dem erfolgreichen Datenfluss auch Zuständigkeiten für Ausfälle und Änderungen.
4. Die erste nutzbare Ausbaustufe
Wählen Sie einen vollständigen, begrenzten Ablauf für die erste Version. Ein Kunde kann etwa eine Serviceanfrage erfassen, das Team bearbeitet sie nach definierten Regeln und der Bearbeitungsstand wird zurückgemeldet. Das ist ein illustrativer Projektansatz, kein Bericht über ein abgeschlossenes Kundenprojekt.
Wann hilft KI in einer Webplattform?
KI kann sinnvoll sein, wenn Informationen zunächst verstanden oder eingeordnet werden müssen: freie Anfragen, unterschiedliche Dokumente oder Fragen an einen abgegrenzten Wissensbestand. Bekannte Berechnungen, feste Freigaberegeln und definierte Statuswechsel lassen sich dagegen häufig direkt in der Geschäftslogik abbilden.
Für jede vorgeschlagene KI-Funktion sollten Sie beantworten können:
- Welche konkrete Arbeit wird vorbereitet oder vereinfacht?
- Welche Daten darf die Funktion verwenden und welche Nutzerrechte gelten?
- Woran lässt sich die Qualität eines Ergebnisses prüfen?
- Wer entscheidet bei Unsicherheit oder einem fehlerhaften Vorschlag?
- Wie bleibt der Prozess nutzbar, wenn die KI-Funktion nicht verfügbar ist?
Eine Dokumentauswertung kann beispielsweise Felder vorschlagen, die ein Mensch prüft. Ein Wissensassistent kann Informationen aus erlaubten Quellen erschließen. Beides erfordert eine Prüfung im tatsächlichen Einsatzfall; eine allgemeine Zusage fehlerfreier Antworten wäre keine geeignete Abnahmegrundlage.
Planung und Ausführung getrennt prüfen
Wenn KI einen nächsten Schritt vorschlägt, wird daraus nicht automatisch eine erlaubte Aktion. Die Anwendung muss weiterhin Parameter, Rechte und den aktuellen Vorgangszustand prüfen. Bei kritischen Änderungen können ausdrückliche Freigaben nötig sein.
Das Prinzip „Deterministisch, wo möglich. KI, wo sinnvoll.“ ist deshalb eine Architekturentscheidung: Geschäftslogik und Berechtigungen bleiben überprüfbar, während KI eine klar abgegrenzte Aufgabe übernimmt.
Was sollte die Projektabnahme enthalten?
Prüfen Sie vollständige Nutzerwege statt nur einzelne Bildschirme. Funktioniert der vereinbarte Ablauf mit normalen, fehlenden und widersprüchlichen Angaben? Werden Rollen eingehalten? Sind Schnittstellenfehler sichtbar? Bei KI kommen passende Testbeispiele und ein festgelegter Umgang mit unklaren Ergebnissen hinzu.
Zur Übergabe gehören die im Projekt vereinbarten Informationen zu Einrichtung, Bedienung und Zuständigkeiten. Hosting, Wartung, Modell- oder API-Kosten und spätere Erweiterungen sollten ausdrücklich zugeordnet werden. Ein begrenzter erster Umfang erleichtert es, tatsächlichen Nutzen zu beurteilen und die nächsten Schritte zu priorisieren.
So bereiten Sie das erste Gespräch vor
Bringen Sie einen Beispielablauf, die beteiligten Rollen, vorhandene Anwendungen und das gewünschte Ergebnis mit. Echte vertrauliche Datenauszüge sind für die erste Beschreibung meist nicht nötig. Auch eine Skizze oder eine anonymisierte Liste der heutigen Arbeitsschritte kann helfen.
Renners IT plant und entwickelt Websites, Portale und individuelle Webplattformen für KMU. Datenmodell, Oberfläche, Geschäftslogik und Schnittstellen gehören zum vereinbarten Umfang. KI-Integration wird ergänzt, wenn sie fachlich sinnvoll ist. Die eigene Anwendung TimberTally zeigt einen Einblick in unsere Arbeit an zusammenhängenden Geschäftsprozessen.